こんにちは！
医学部受験に強い『JP英語塾』を経営し、TOEIC985点保有している野村です！
ビジネス英語の中でも、文字のコミュニケーションになるメールは考える時間がある分、ビジネス英会話をするよりも難易度が低めです。
しかしビジネス英会話よりは、ビジネスメールの方が決まった言い回しがあったり、必要な表現があったりするので、気をつけなければならないことはひょっとすると多いかもしれません。
そこで今回は、ビジネスメールの書き方について、基礎的なことをまとめてみました。
記事のもくじ
ビジネスメールの基本ルール
まずはビジネスメールの基本ルールについてご説明していきます。ビジネスメールを書く時に抑えておくべきポイントは、以下の4つです。
- “I’m”などの短縮形は使わず“I am”などと表記すること
- カジュアルな表現は避け、丁寧な表現を使うこと
- 伝えたいことを先にはっきりと書くこと
- なるべく簡潔にすること
短縮形を使わず丁寧な表現を使うというのは、日本語でも共通することですね。
しかし英語を使って仕事をしてみるとわかるのですが、英語のビジネスメールは日本語のそれよりもずっと簡潔です。
メールを読むというのは、時間がかかることです。
海外ではなるべくさっさと仕事を終わらせることが良いとされているので、メールを読んだり書いたりするのにも、時間を割かずにさっさとこなしたいと考える文化なのですね。
そのため、シンプルなメールの方が好まれるというわけです。
ちなみにメールは常にチェックしている人ばかりではありませんから、急用があるならメールを使わず電話で済ますようにしましょう。
ビジネスメールで必須の表現
ではここからは、ビジネスメールで使う表現についてみていきましょう。
ビジネスメールで必ず必要なのは、内容がわかる件名と結びの言葉と自分の名前です。
件名の作り方
件名については、例えば「〇〇についての問い合わせ」なら “Inquiry of XX”といった感じでしょうか。なるべく簡潔且つ、何についてのメールなのかがわかるように作りましょう。
そのほかビジネスメールの件名に使える単語には、下記のようなものがあります。
- Change「変更」
- Meeting「会議・打ち合わせ」
- Confirmation「確認」
- Quotation「見積もり」
- Order「注文」
このあたりを上手に使えば、わかりやすい件名を作れるでしょう。
結びの言葉
ビジネスメールで使う結びの言葉には、下記のようなものがよく使われています。
メールの内容自体の結びではなく、名前の前に「敬具」のように添えるものになります。
- Sincerely,
- Sincerely yours,
- Best regards,
- Regards,
“Sincerely”を使う表現はかなりフォーマルで、 “regards”を使う表現は、ビジネスで使えるものの、もう少しくだけた表現となります。
他にも種類はありますが、ひとまずこのあたりを抑えておくといいでしょう。
この結びの言葉のあとに改行して、自分の名前を入れます。
メール本文に使う表現
メールの内容自体は、その時々によって変わるでしょうから、ここでは具体的な例は割愛します。
しかし、メールの本文に使う表現にはある程度ルールがあるので、そのルールについてご紹介していきます。
挨拶フレーズについて
ビジネスメールでは、 “Hello”や “Good morning”などの挨拶は入れず、そのメールに関係するような挨拶や、前回会ったときや連絡したときのお礼から入ります。
例えば、下記のような形です。
そういったことがなければ用件から入ってもいいのですが、日本人的感覚だとそれは不自然ですよね。
そういう場合は、
のようなフレーズから入ってしまいましょう。
メール本文で使う英語表現について
“I’m”や“can’t”などの短縮形を避けるというのは、基本的なルールですが、その他にも表現に気をつけておかなければならないことがあります。
まずなるべく丁寧にするなら、相手に何かをお願いするときには、 “Could”や “please”などの単語を使うということです。
こんな感じですね。
内容によっては、“Please xxx”だと、少し不躾な感じがするかもしれません。
そういった場合は、
のようにすると、もう少し柔らかい表現になります。
また質問文などもあまり直接的な表現は好まれません。
例えば下記のフレーズはビジネスメールとしては不適切です。
ではこれをビジネスメールでどう言うかというと、下記のような感じです。
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