こんにちは！
医学部受験に強い『JP英語塾』を経営し、TOEIC985点保有している野村です！
ビジネスシーンでは、相手に会うのにアポイントというものを取りますよね。
これは日本語でも英語でも共通することです。
日本語でアポイントを取ることができても、英語では無理だという人もいるでしょう。
ビジネス英語でアポイントを取るときには、お決まりのフレーズがあります。
ですからそんなフレーズを覚えてしまえば、誰でもすぐにアポイントが取れるようになるはずです。
今回はビジネス英語でアポイントをとるときのフレーズをご紹介していきます。
記事のもくじ
ビジネス英語でアポイント！どんな風に取ればいい？
まずはビジネス英語でのアポイントについて、基礎知識からご紹介しましょう。
日本語では「アポイント」と短縮していますが、英語でアポイントは”appointment”といい短縮することはありません。
ですが、英語でも日本語と同様に”appointment”という言葉を多用して、アポイントを取ったり、アポイントの件について話したりします。
アポイントの取り方も日本のビジネスシーンとさほど変わりはないでしょう。
急ぎでアポイントを取りたいなら電話で連絡をし、それほど急ぎではないならメール連絡という風に使い分けます。
アポイントの取り方については、日本のビジネスシーンとさほど違いはありませんから難しく考えることはないでしょう。
アポイントをお願いするフレーズ
では早速アポイントを取るためのフレーズをみていきましょう。
アポイントをお願いするときには、前述のとおり主に電話かメールとなります。
電話なのかメールなのかで、使うフレーズが異なりますから、この2つのシーンにわけて、フレーズをご紹介します。
電話でアポイントを取るときのフレーズ
まずは電話でアポイントをとるときのフレーズをみてみましょう。
This is [名前] from Kredo Corporation.
「Kredo社の…と申します。」
Hello. Mr. Take, please.
「たけさんをお願いします。」
I’d like to speak to someone [the person] in charge of ….
「….の担当の方とお話ししたいのですが」
I would like to make an appointment with you.
「あなたとお会いしたいです。」
I’m wondering if we could get together next week.
「来週お会いできないかと思っているのですが。」
When would you be available?
「いつがご都合よろしいでしょうか？」
Could I visit you sometime next week?
「来週お伺いしてもよろしいでしょうか？」
このような言い方で切り出したら、あとは相手と日程調整を行っていくだけです。
メールでアポイントを取るときのフレーズ
では次はメールでアポイントを取るフレーズです。
こちらは1つのフレーズではなく、アポイントを取るメールの例文としてご紹介します。
I would like to arrange an appointment with you to discuss about the issue.
「その問題についてお話するために、アポイントを取りたいと思います。」
I am available anytime next week so I can adjust my schedule to yours.
「来週なら私はいつでもいいので、あなたのご都合に合わせます。」
Please let me know when is convenient for you.
「ご都合良い日時をお知らせください。」
I would like to visit your office to discuss the project.
「プロジェクトの打ち合わせのためにお伺いしたいのですが。」
Please let us know a convenient date and time for us to have a meeting.
「お会いするのに都合の良い日時をお知らせください」
このような感じですね。
また、件名がないとスパムメールだと勘違いされることもありますので、この場合はシンプルに「アポイントのお願い」にしましょう。
メールだと、何についてのアポイントなのかをもう少し明確にします。
【subject line】：Business appointment request
【件名】：アポイントの依頼
Hi, I’m Yousuke.
「こんにちは、ゆうすけです。」
Dear Mr./Mrs. Takeo, I would like to arrange an appointment with you to discuss our cost.
「たけさん、費用について話し合うためにアポイントを取りたいと思います。」
Please let me know when is convenient for you.
「ご都合良い日時をお知らせください。」
Thank you for your time. I am looking forward to hearing from you and arranging a meeting.
「お時間をいただきありがとうございます。あなたからの連絡をお待ちしております。」
Yusuke
Kredo it Company, IT Park, Tokyo, Japan 123-4567
アポイントをキャンセルするフレーズ
アポイントを取っても、キャンセルしなければならない事態も起こり得ますね。
アポイントをキャンセルするときは、なるべく電話で知らせた方が良いでしょう。
メールだと、すぐに確認するとは限らないからです。
アポイントをキャンセルするときには、下記のようなフレーズを使うといいでしょう。
I’m afraid I have to cancel our appointment.
「申し訳ありませんが、私たちのアポイントをキャンセルしなければなりません。」
I’m deeply sorry to inform you that I will not be able to see you tomorrow, due to serious family problem.
「家族に深刻な問題が起きたため、明日お会いできないことになりました。大変申し訳ありません。」
Unfortunately, I’m unable to keep our appointment for next Tuesday,
due to an urgent business trip.
「残念ながら、急遽出張が決まったため、来週火曜のアポイントをキャンセルしなければなりません。」
I am writing to let you know I would like to cancel our appointment on ～
「～のアポイントを取り消したいと思いご連絡いたしました。」
アポイントをキャンセルするときには、理由も添えることをおすすめします。
アポイントを延期するフレーズ
最後はアポイントを延期してもらうフレーズをご紹介します。
I wonder if we could postpone our appointment to another day.
「アポイントを他の日に延期できないかと考えているのですが。」
I would like to postpone our appointment to another day, if you could.
「もしできれば、他の日にアポイントを延期したいのですが。」
Would it be possible to postpone our appointment to next week?
「アポイントを来週に延期することは可能でしょうか？」
“postpone”とは、延期するという動詞です。
このような柔らかい表現でお願いすれば、失礼にあたることはないでしょう。
まとめ：【メール・電話で】ビジネス英語でアポイントを取ってみよう
今回はビジネス英語でのアポイントの取り方やキャンセル・延期までに使えるフレーズをご紹介しましたが、英語でアポイントを取る自信はついたでしょうか。
アポイントを取ったりキャンセルしたりするときには、できるだけ丁寧な表現を心がけていれば問題ありません。
そのためにも、基本的なビジネス英語の言い回しに慣れておけるといいですね。
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